Neue Praxisserie: Einblicke aus dem Alltag der Ausschreibungsberatung und Qualitätsmanagement
In einer neuen Beitragsserie möchten wir typische Praxisfälle vorstellen, die uns im täglichen Projektgeschäft begegnen. Ziel ist es, reale Problemstellungen aus dem Bereich der Gebäudereinigung sichtbar zu machen und zu zeigen, wie durch strukturierte Ausschreibungen, klare Leistungsdefinitionen und überprüfbare Qualitätsstandards nachhaltige Verbesserungen erreicht werden können. Der folgende Praxisfall stammt aus dem Umfeld eines großen kommunalen Schulträgers und steht exemplarisch für viele ähnliche Situationen.
Ausgangslage: Hohe Beschwerdequote und zunehmender Druck
Der Schulträger verwaltete eine Vielzahl unterschiedlicher Schulstandorte mit mehreren beauftragten Reinigungsdienstleistern. Über einen längeren Zeitraum häuften sich Beschwerden aus verschiedenen Richtungen: Schulleitungen meldeten unzureichende Reinigungsergebnisse, Eltern beschwerten sich über hygienische Mängel, und Lehrkräfte kritisierten Unpünktlichkeit sowie stark schwankende Reinigungsqualität.
Intern führte dies zu einem erheblichen Mehraufwand. Beschwerden mussten aufgenommen, weitergeleitet und dokumentiert werden. Gleichzeitig fehlte eine belastbare Grundlage, um objektiv zu bewerten, ob Leistungen tatsächlich nicht vertragskonform erbracht wurden oder ob es sich um subjektive Wahrnehmungen handelte. Der Druck auf die Verwaltung wuchs, eine dauerhafte Lösung zu finden.
Analyse der Probleme: Nicht überprüfbare Vorgaben
Im Rahmen der Bestandsaufnahme zeigte sich schnell, dass die Ursachen tiefer lagen. Die bestehende Ausschreibung war über Jahre hinweg kaum angepasst worden. Leistungsbeschreibungen waren sehr allgemein formuliert und ließen großen Interpretationsspielraum.
Qualitätsanforderungen existierten zwar auf dem Papier, waren jedoch weder messbar noch systematisch kontrolliert. Es gab keine einheitlichen Prüfintervalle, keine klaren Bewertungskriterien und keine verbindlichen Nachweise. In der Praxis bedeutete dies: Selbst bei berechtigten Beschwerden fehlten objektive Daten, um diese eindeutig zu belegen oder gegenüber den Dienstleistern durchzusetzen.
Lösung: Strukturierte Ausschreibung und klare Standards
Die MT Consult überarbeitete die Ausschreibung vollständig und von Grund auf. Zunächst wurden die Reinigungsleistungen in klar abgegrenzte, praxisnahe Leistungspakete gegliedert. Diese enthielten eindeutige Vorgaben zu Reinigungsintervallen, Reinigungsarten und Verantwortlichkeiten.
Darauf aufbauend wurden verbindliche Prüf- und Nachweisverfahren definiert. Regelmäßige Qualitätskontrollen mit nachvollziehbaren Bewertungssystemen stellten sicher, dass die erbrachten Leistungen objektiv überprüft werden konnten. Ergänzend wurden Dokumentationspflichten eingeführt, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen und gezielt nachzusteuern.
Ein weiterer zentraler Baustein war die Begleitung der Dienstleisterauswahl. Angebote wurden anhand transparenter Kriterien bewertet, sodass nicht allein der Preis, sondern vor allem Qualität, Organisation und Nachweisfähigkeit der Leistungen im Vordergrund standen.
Umsetzung im Alltag: Transparenz für alle Beteiligten
Nach der Vergabe wurden die neuen Standards konsequent in den Schulalltag integriert. Schulleitungen wussten nun, welche Leistungen zu welchem Zeitpunkt zu erwarten waren. Beschwerden konnten klar zugeordnet und anhand der definierten Kriterien überprüft werden. Auch für die Dienstleister entstand mehr Sicherheit, da Erwartungen eindeutig formuliert und nachvollziehbar waren.
Ergebnis: Weniger Beschwerden, stabile Zusammenarbeit
Bereits nach kurzer Zeit zeigte sich eine deutliche Verbesserung. Die Anzahl der Beschwerden ging spürbar zurück, gleichzeitig stieg die Zufriedenheit der Schulen. Regelmäßige Kontrollen sorgten für gleichbleibende Qualität, und Abweichungen konnten frühzeitig korrigiert werden.
Langfristig führte dies zu stabilen Dienstleisterbeziehungen, klaren Abläufen und einer nachhaltigen Verbesserung der Reinigungsqualität – ein Ergebnis, das ohne strukturierte Ausschreibung und überprüfbare Standards nicht erreichbar gewesen wäre.
