Viele Kommunen sehen sich mit dem gleichen Problem konfrontiert: Angebote für Reinigungsleistungen sind nur schwer vergleichbar, die Preisunterschiede sind groß und eine sichere Vergabe wird zur Herausforderung. Genau diese Situation erlebte eine nordrhein-westfälische Kommune – doch gemeinsam mit MT Consult fand sie eine nachhaltige Lösung.
Ausgangslage: Es liegen fünf Angebote vor, die nicht vergleichbar sind.
Für die Ausschreibung ihrer Gebäudereinigung erhielt die Kommune fünf Angebote. Die Preisunterschiede waren erheblich und ein umfassender Vergleich der Angebote kaum möglich.
Die Analyse ergab schnell klare Ergebnisse.
- Unvollständige und unklare Gebäudedaten
- Inkonsistente und teilweise widersprüchliche Leistungsverzeichnisse
- Keine definierten Qualitätsstandards
- Keine einheitliche Bewertungsstruktur für den Vergabeprozess
In dieser Form war es den Anbietern schwer möglich, die genauen Anforderungen an die Leistungen zu erfassen, was zu nicht vergleichbaren Angeboten führte.
Die Lösung besteht in der Präzisierung von Daten, der Schaffung klarer Strukturen und der Festlegung einheitlicher Standards.
MT Consult hat den gesamten Ausschreibungsrahmen überarbeitet. Zu den betreffenden Punkten gehörten folgende Punkte:
- Das neue Leistungsverzeichnis ist präzise formuliert und bietet eine klare Struktur sowie eine kalkulationsfähige Darstellung aller Leistungen.
- Die aktualisierten Raum- und Gebäudedaten wurden überprüft und gegebenenfalls korrigiert. Fehlende Informationen wurden ergänzt.
- Es gelten klare Qualitäts- und Prüfstandards. Für jede Leistung wurde definiert, wie sie kontrolliert und bewertet wird.
- Die Bewertungskriterien sind in einer strukturierten Bewertungsmatrix dargestellt. Sie wurden transparent und objektiv gestaltet.
Das Ergebnis ist eine transparente und stabile Kostenstruktur.
Durch den Einsatz der neuen Unterlagen war ein klarer Vergleich aller Angebote möglich.
Die Kommune profitierte von mehreren Vorteilen:
- Hier finden Sie Angebote, die sich in ihrer Ausgestaltung ähneln und nachvollziehbar sind.
- Eine präzise Leistungsbeschreibung ist die Grundlage für stabile Preise.
- Die Implementierung klarer Standards ist der Schlüssel zur nachhaltigen Qualitätssteigerung.
Das Projekt verdeutlicht, dass für eine erfolgreiche Ausschreibung im Bereich Gebäudereinigung saubere Daten und klare Vorgaben von entscheidender Bedeutung sind.
